Responsibilities:

القيام بجميع الأعمال المكتبية والإدارية الخاصة بمكتب نائب  المدير العام من استلام وتسليم البريد الصادر والوارد وتنظيم وتنسيق المواعيد الرسمية الخاصة بالمدير وتحضير وتدوين محاضر الاجتماعات وطباعة المراسلات وأي مذكرات أخرى وحفظ

سجلات والملفات والأوراق المهمة بطريقة يسهل الرجوع إليها وذلك بحسب توجيهات المدير العام

• استقبال جميع الفاكسات والرسائل والبريد الإلكتروني الوارد لمكتب نائب المدير العام وفرز المراسلات والبريد بطريقة صحيحة

• إرسال جميع المراسلات والبريد إلى الجهة المعنية وأخذ التعليمات بخصوص الرد عليها والتصرف بها وإيصالها إلى الجهات المعنية بحسب توجيهات نائب  المدير العام.

• تنظيم مواعيد الزيارة وتسجيلها واستقبال العملاء والزائرين لمكتب  نائب المدير العام وإعلامه بقدومهم وتذكيره بمواعيد الزيارات والمواعيد.

• تحضير ما يمكن أن يحتاجه نائب  المدير العام من ملفات وأوراق للمواعيد الرسمية أو الاجتماعات وترتيب الحجوزات عند السفر.

• التنسيق للاجتماعات، وتحضير أجندات العمل ومحاضر الاجتماعات ومتابعتها.

• تأمين طباعة كافة المراسلات والتقارير وما يطلب من أوراق والتحقق من عدم احتوائها على أخطاء إملائية أو نقص في المعلومات.

• إعداد طلبات القرطاسية واللوازم المكتبية والخدمات الإدارية  اللازمة لمكتب نائب  المدير العام

• إجراء الاتصالات الخاصة بالعمل والرد على جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بانائب لمدير العام.

• متابعة المذكرات الداخلية والتأكد من تحضير كافة البيانات.